Les missions des volontaires

Diffusion

Le pôle Diffusion s’assure que le match est diffusé aux spectateurs du monde entier. Le rôle du bureau des services aux diffuseurs du centre international de diffusion (CID), à Paris, est de fournir des informations sur les problèmes techniques, la production, le tournoi ainsi que des renseignements touristiques aux partenaires de diffusion de l'UEFA EURO 2016 qui sont sur place lors de l’événement. Les deux guichets des services aux diffuseurs (informations et services/réservations unilatéraux) sont les seuls points d'informations pour les partenaires au sein du CID. De plus, les services/réservations unilatéraux sont représentés sur chaque site par une équipe responsable de l'encadrement des diffuseurs. Le rôle de cette équipe est de garantir la bonne réalisation des services unilatéraux (signal télévisé, positions des commentateurs et installations pour les interviews dans le stade) réservés aux partenaires de diffusion de l'UEFA sur chaque site. Cette équipe est le premier et le principal point de contact pour les partenaires de diffusion de l'UEFA sur les sites.

Développement durable

Pour l’UEFA EURO 2016, une stratégie novatrice et ambitieuse en matière de développement durable a été mise en place. Huit priorités ont été définies (4 sociales et 4 environnementales), en tenant compte des impacts les plus importants pour un événement de cette ampleur.
Pendant le tournoi, les volontaires auront un rôle véritablement clé car ils participeront à la réalisation concrète de la stratégie. Ils devront par exemple :
- Orienter les supporters vers les transports en commun, les informer sur les possibilités de co-voiturage et les inciter à utiliser des modes de transport « verts »
- Informer et inciter les supporters à utiliser les possibilités de recyclage en place dans le stade
- Participer à la bonne application du « Tournoi sans tabac » et informer les supporters à ce propos
- Aider les spectateurs malvoyants ou en chaise roulante à se rendre à leur place
- Informer les supporters sur la stratégie de l’UEFA en matière de développement durable et répondre à leurs questions
- Organiser des animations, des quizz etc. pour informer les spectateurs et les inciter à s’engager pour le développement durable

Technologies de la communication et de l'information

Le secteur Technologies de la communication et de l'information (ICT) fournit l'ensemble des services de télécommunication et des services annexes, ainsi que le matériel et les solutions et applications spécialisées. Les services ICT sont assurés par un réseau national de fibres optiques. Le secteur ICT est chargé de la conception, de la mise en place, du fonctionnement et de la gestion du changement pour l'ensemble des livrables dans le cadre des activités ICT.

En outre, chaque jour, quelques 4000 journalistes et photographes transmettent des informations sur l'UEFA EURO 2016 par l'intermédiaire de la télévision, d'Internet, de la radio, par e-mail et par téléphone. Un réseau informatique et de télécommunication est déployé et entretenu afin que les journalistes et le personnel puissent bénéficier des meilleures conditions de travail possibles. Les volontaires ont un cahier des charges très diversifié : services informatiques et assistance à la gestion opérationnelle des journées de matches, guichet d'information et tâches administratives, installation et gestion opérationnelle des sites. Ils ont une connaissance des domaines clés d'une organisation complexe, que la plupart du personnel ne découvrira jamais.

Services techniques et infrastructures temporaires

Ce secteur gère la planification, la fourniture et la mise en œuvre des services et des infrastructures temporaires requis par les parties prenantes internes et, dans une certaine mesure, aussi externes, afin de réduire l'écart entre la situation sur les sites et les exigences élevées relatives à un événement sportif de premier plan. Dans ce domaine, les sous-projets se rapportent à l'approvisionnement en électricité et en eau, au contrôle de la température, à la gestion des déchets, au système de sonorisation, aux écrans géants, aux fréquences TV et radio sur le site, et aux infrastructures temporaires.

Activités logistiques

L'équipe Activités logistiques gère de nombreux services logistiques dans les dix stades de l'UEFA EURO 2016 et au centre international de diffusion (CID), à Paris. Cette équipe contribue à la transformation des stades en zones de travail, supervisant ainsi l'installation des barrières, des conteneurs de bureaux, des meubles et des fournitures pour les équipes sur place. Elle gère les relations avec le personnel des hôtels, coordonne le transfert du personnel arrivant avant juin 2016, supervise la distribution des uniformes, gère l'entreposage et l'ensemble des livraisons à partir et à destination des sites. Elle s'occupe également de la logistique pour la production du signal TV, s'assurant que les 2 000 membres du personnel de diffusion reçoivent les uniformes, les accréditations, la restauration ainsi que les services de transport et d'hébergement auxquels ils ont droit. Les volontaires aident les équipes à fournir les services journaliers essentiels au bureau du site, dans l'aire régie TV et dans le complexe logistique. Leurs tâches vont du tri et de la remise des uniformes à la conduite des véhicules du parc pour les transferts, en passant par la coordination des livraisons.

Services aux spectateurs

Plus de 2,5 millions de spectateurs nationaux et internationaux se rendront dans les stades en France durant le tournoi. Les volontaires attachés aux Services aux spectateurs sont le point de contact pour l'ensemble des visiteurs et des supporters. Ils informent, prennent en charge et aident les visiteurs dans le périmètre du stade. Dans une certaine mesure, ils représentent le « comité d'accueil » de l'UEFA EURO 2016 pour tous les détenteurs de billet.

Accréditations

Le pôle Accréditations planifie et gère l’accès aux différentes zones des dix stades pour toutes les parties prenantes : les arbitres, les joueurs, les officiels, les médias, les volontaires, les prestataires de services, les fournisseurs et les sponsors. Ce pôle intervient également au centre international de diffusion (CID). Les volontaires des centres d’accréditation accueillent toutes les personnes qui travaillent pour l’UEFA EURO 2016. Ils sont leurs premiers interlocuteurs. Ils éditent et remettent les laissez-passer personnalisés à chaque intervenant.

Cérémonies

Le secteur Cérémonies crée et met en place les programmes de divertissement et les cérémonies dans les dix stades. L'objectif est d'instaurer une atmosphère festive dans le stade et d'offrir une expérience inoubliable aux supporters. Les volontaires contribuent aux cérémonies d'avant-match (divertissement des supporters à l'intérieur et à l'extérieur du stade) et à la production (production TV, logistique).

Transport événementiel

Le secteur Transport événementiel planifie et organise les services de transport pour les 24 équipes nationales participantes, les arbitres, les contrôleurs antidopage, les invités et le personnel. Quelques 80 sites dans toute la France devront bénéficier des activités de transport événementiel durant le tournoi, principalement les stades, les aéroports, les gares ferroviaires, les hôtels et les camps de base des équipes. Les volontaires occupent principalement la fonction de chauffeur et assurent le transport entre les différents lieux officiels. Certains volontaires travaillent au bureau des transports/centre de gestion de la flotte en qualité de coordinateurs/personnel d'accueil dans les aéroports, les hôtels et les stades. Leur but est d'aider et de soutenir leurs interlocuteurs et de fournir des services de transport d'un niveau élevé pour un événement unique en Europe.

Billetterie

Les volontaires du secteur Billetterie occupent une place importante dans la réalisation du projet de billetterie et sont souvent les premiers interlocuteurs des détenteurs de billets dans les villes hôtes. Ils traitent toute demande d'un détenteur de billet et assurent le service à la clientèle conformément à la politique de billetterie. Ils contribuent également à améliorer l'expérience des spectateurs lors de l'événement. Ces volontaires sont activement impliqués dans les activités opérationnelles sur site et dans les processus de retrait des billets. Ils aideront l'équipe de billetterie à résoudre tout problème aux guichets de billetterie dans chaque ville hôte et au stade.

Hospitalité

Le secteur Hospitalité gère, par l'intermédiaire d'une société de gestion de la production spécifiquement désignée, le développement, la mise en place et la réalisation de trois programmes d'hospitalité différents, à l'intention des VIP, des sponsors et des entreprises. L'équipe Hospitalité est responsable de fournir des services d'hospitalité et de restauration au niveau de qualité requis pour ces groupes cibles tout en optimisant le rapport qualité-prix. Près de 200 000 invités bénéficiant de prestations d'hospitalité seront accueillis, restaurés et divertis pendant le tournoi. Le secteur assure également les services de restauration pour le personnel, les représentants des médias, les volontaires, les programmes juniors, les équipes, les arbitres et les contrôleurs antidopage tout au long du tournoi. En tant que membres de l'équipe d'hospitalité, les volontaires participent aux préparatifs organisationnels et contribuent aux activités générales visant à garantir la meilleure expérience possible aux invités.

Gestion des volontaires

Toutes les activités des volontaires sont planifiées et mises en œuvre par le secteur Gestion des volontaires. Ce secteur s'occupe des volontaires et s'assure que tout se passe bien pour eux. Il est en charge également de la formation, de l'attribution des postes, du centre des volontaires, de la restauration et du respect de la culture des volontaires.

Zones des supporters

Ce secteur assiste les villes hôtes dans la planification et la gestion des zones officielles des supporters. L'objectif est de diffuser les 51 matches de l'EURO sur écran géant au centre de chaque ville hôte dans un environnement au branding de l'EURO. Les volontaires assistent le manager Zone des supporters.

Services aux médias et activités médias

L'équipe Services aux médias et activités médias fournit les installations et les services d'information, d'accréditation et de réservation aux 4 000 médias internationaux. Chaque stade a ses propres installations (centre des médias, tribune des médias, salle de conférence de presse, zone mixte et positions au bord du terrain) offrant ainsi aux journalistes, aux photographes et aux diffuseurs les meilleures conditions de travail possibles. Les volontaires de ce secteur sont le premier point de contact des médias et jouent un rôle essentiel pour le bon déroulement du tournoi, qu'il s'agisse pour eux de distribuer les laissez-passer aux médias, de garantir la gestion efficace des installations médias ou de contribuer à l'organisation des activités médias d'avant-match et d'après-match des 24 équipes participantes. Les volontaires de ce secteur assistent le manager et/ou le coordinateur Activités médias.

Activités marketing

L'UEFA EURO 2016 est soutenu par un groupe de sponsors commerciaux composé d'au maximum dix sponsors mondiaux et six sponsors nationaux. En échange de leur contribution au tournoi, ces partenaires se sont vu accorder certains droits marketing. La mission de l'équipe Activités marketing est de mettre en œuvre et de protéger ces droits dans les dix stades. Son objectif est aussi de mettre en œuvre l'ensemble des droits de sponsoring sur site au meilleur niveau. Les volontaires soutiennent l'équipe Activités marketing en effectuant des tâches administratives, en surveillant les zones sans publicité et en aidant les sponsors à réaliser leurs programmes d'activation sur place, y compris les programmes juniors (accompagnateurs de joueurs, porteurs de drapeaux et porteurs du ballon du match) et les autres activités promotionnelles autour du stade. Les volontaires de ce secteur assistent le manager et/ou le coordinateur Activités marketing.

L'Organisation des matches

Le secteur Organisation des matches est au cœur de la gestion opérationnelle des sites de l'UEFA EURO 2016 puisqu'il est en relation directe avec la priorité numéro 1 de l'UEFA : le sport lui-même. Menée avec succès, l'organisation des matches contribue largement à l'image globale du tournoi et a un impact positif sur la qualité des matches. L'objectif principal de ce secteur est d'organiser les 51 matches et tous les services relatifs aux aspects sportifs de l'UEFA EURO 2016 au plus haut niveau international et conformément à la réglementation de l'UEFA.

Les volontaires assistent le directeur de match dans les préparatifs et la réalisation de chaque match, y compris les séances d'entraînement officielles la veille du match. Ils contribuent à la mise en place des vestiaires, des zones de la compétition et du matériel du match. Les volontaires assument également diverses tâches administratives, y compris la préparation des séances et, le cas échéant, leur participation à celles-ci.

Services aux VIP

Le secteur Services aux VIP est responsable de la gestion des invités, des services d'accueil et des questions relatives au protocole pour les 18 000 invités VIP assistant à l'UEFA EURO 2016. Les activités de gestion des invités sont menées dans les aéroports, les hôtels et les stades où des invités nationaux et internationaux des mondes du sport et de la politique seront accueillis. Les volontaires chargés de la gestion des invités constituent le premier et le principal point de contact pour ces invités et jouent un rôle essentiel dans la mise en place harmonieuse d'un cadre inoubliable pour les invités. Ils accueillent les invités dans les aéroports, les hôtels ou les stades et les aident en leur fournissant des informations sur le tournoi et sur les villes hôtes, et en traitant leurs questions et leurs requêtes.